概览

RDrive 的计算功能为采购订单（PO）的计算和验证提供了一种高效的自动化方式。本指南将引导您完成设置 PO 的过程，其中项目编号会动态索引（如 "Item 1"、"Item 2"），并通过 RDrive 的输入和输出配置自动计算总金额。

• 适用角色:  栏位精灵操作员

先决条件： 需为公司管理员

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计算 - 财务/会计中的最佳实践：使用 RDrive 设置采购订单 (PO)

TABLE OF CONTENTS

• 第一步：设计 PO 范本

  • 输入栏位 (INPUT)  
  • 输出栏位 (OUTPUT)  
• 第二步：配置 RDrive 计算
  • 输入设置
  • 输出设置
• 第三步：实施

  • 选择栏位

  • 映射步骤
  • 保存并发布 PO
• 第四步：测试 PO
  • 输入示例数据
  • 验证输出
• 最佳实践

第一步：设计 PO 范本

将 PO 范本载入 RDrive。

输入栏位 (INPUT)  

您的 PO 应包括：

• 数量 (Qty)：一个用于输入项目数量的数值栏位。
• 单价 (Unit Price)：一个用于输入每单位价格的数值栏位。
• 折扣 (%) (Discount (%))：一个用于输入整个 PO 折扣百分比的数值栏位。
  
  

输出栏位 (OUTPUT)  

包括以下输出：

• 项目索引 (Item Index)：自动生成的项目编号（如 "Item 1"）。
• 项目总金额 (Item Total)：计算每个项目的总金额，即数量与单价的乘积。
• 小计 (Subtotal)：计算所有项目总金额的总和。
• 折扣金额 (Discount Amount)：根据小计和折扣百分比计算总折扣金额。
• 总金额 (Total)：应用折扣后的 PO 总金额。

第二步：配置 RDrive 计算

输入设置

• 数量 (Qty) 输入：

  • 栏位类型：小数
  • 描述：输入项目数量。

• 单价 (Unit Price) 输入：

  • 栏位类型：小数
  • 描述：输入每单位价格。

• 折扣 (%) (Discount (%)) 输入：

  • 栏位类型：小数
  • 描述：输入整个 PO 的折扣百分比。

输出设置

• 项目索引 (Item Index)：

  • 类型：文字
  • 公式：IF(ISBLANK({Qty}), "", "Item " & ROW())
  • 逻辑：当数量栏位有值时，自动为每行分配递增的编号，如 "Item 1"、"Item 2" 等。

• 项目总金额 (Item Total Amount)：

  • 类型：唯读小数
  • 公式：IF(ISBLANK({Unit Price}),"",{Qty} * {Unit Price})
  • 逻辑：通过将数量与单价相乘计算每个项目的总金额。若数量栏位为空，则显示空白。

• 小计 (Subtotal)：

  • 类型：唯读小数
  • 公式：SUM(Item Total Amount)
  • 逻辑：计算所有项目总金额的总和。

• 折扣金额 (Discount Amount)：

  • 类型：小数
  • 公式：Subtotal * ({Discount} / 100)
  • 逻辑：根据小计计算折扣金额。

• 总金额 (Total)：

  • 类型：唯读小数
  • 公式：Subtotal - Discount Amount
  • 逻辑：小计减去折扣金额后的总金额。

提示：若希望输出栏位不可手动编辑，请将栏位类型设置为唯读。

第三步：实施

选择栏位

• 输入：
  • 将数量 (Qty)、
  • 单价 (Unit Price)、
  • 折扣 (%)      栏位对应到各自的列。
    
• 输出：
  • 将项目索引 (Item Index)、
  • 项目总金额 (Item Total)、
  • 小计 (Subtotal)、
  • 折扣金额 (Discount Amount)、
  • 总金额 (Total)     栏位对应到相应的列。

重要提示：
当您将 Excel 范本上传到 RDrive 时，页面布局和样式（如字体格式、颜色和边框）不会被保留。只有数据结构、栏位和公式会被映射和保留。在准备范本时，请专注于栏位和计算的准确性，确保表单功能正常运行。

第四步：测试 PO

输入示例数据

• 行 1：数量 = 5，单价 = 20，折扣 (%) = 10
• 行 2：数量 = 3，单价 = 15，折扣 (%) = 10

验证输出

• 项目索引应自动填充为 "Item 1"、"Item 2" 等。
• 行 1 的项目总金额应计算为 5 * 20 = 100。
• 行 2 的项目总金额应计算为 3 * 15 = 45。
• 小计应为项目总金额的总和：100 + 45 = 145。
• 折扣金额应计算为 145 * (10 / 100) = 14.5。
• 总金额应计算为 145 - 14.5 = 130.5。

最佳实践

1. 确保动态索引：使用 ROW() 动态生成项目编号。
2. 锁定计算栏位：保护公式栏位以防止意外覆写。
3. 简化用户体验：使用清晰的标签并提供即时验证反馈。
4. 测试边界情况：针对空栏位和无效输入进行功能验证。

透过使用 RDrive 的计算功能，您可以创建一个动态、自动化的 PO，增强跟踪能力并确保数据完整性。这种方法也可应用于其他财务流程，提高整个组织的运营效率。

附件：导出的范本文件供您参考。您可以将其上传至公司级别并进行试用！