概覽

RDrive 的計算功能為採購訂單（PO）的計算和驗證提供了一種高效的自動化方式。本指南將引導您完成設置 PO 的過程，其中項目編號會動態索引（如 "Item 1"、"Item 2"），並通過 RDrive 的輸入和輸出配置自動計算總金額。

• 適用角色:  欄位精靈操作員

先決條件： 需為公司管理員

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計算 - 財務/會計中的最佳實踐：使用 RDrive 設置採購訂單 (PO)

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TABLE OF CONTENTS

• 第一步：設計 PO 範本

  • 輸入欄位 (INPUT)  
  • 輸出欄位 (OUTPUT)  
• 第二步：配置 RDrive 計算
  • 輸入設置
  • 輸出設置
• 第三步：實施

  • 選擇欄位

  • 映射步驟
  • 保存並發佈 PO
• 第四步：測試 PO
  • 輸入示例數據
  • 驗證輸出
• 最佳實踐

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第一步：設計 PO 範本

將 PO 範本載入 RDrive。

輸入欄位 (INPUT)  

您的 PO 應包括：

• 數量 (Qty)：一個用於輸入項目數量的數值欄位。
• 單價 (Unit Price)：一個用於輸入每單位價格的數值欄位。
• 折扣 (%) (Discount (%))：一個用於輸入整個 PO 折扣百分比的數值欄位。
  
  

輸出欄位 (OUTPUT)  

包括以下輸出：

• 項目索引 (Item Index)：自動生成的項目編號（如 "Item 1"）。
• 項目總金額 (Item Total)：計算每個項目的總金額，即數量與單價的乘積。
• 小計 (Subtotal)：計算所有項目總金額的總和。
• 折扣金額 (Discount Amount)：根據小計和折扣百分比計算總折扣金額。
• 總金額 (Total)：應用折扣後的 PO 總金額。

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第二步：配置 RDrive 計算

輸入設置

• 數量 (Qty) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入項目數量。

• 單價 (Unit Price) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入每單位價格。

• 折扣 (%) (Discount (%)) 輸入：

  • 欄位類型：小數
  • 描述：輸入整個 PO 的折扣百分比。

輸出設置

• 項目索引 (Item Index)：

  • 類型：文字
  • 公式：IF(ISBLANK({Qty}), "", "Item " & ROW())
  • 邏輯：當數量欄位有值時，自動為每行分配遞增的編號，如 "Item 1"、"Item 2" 等。

• 項目總金額 (Item Total Amount)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：IF(ISBLANK({Unit Price}),"",{Qty} * {Unit Price})
  • 邏輯：通過將數量與單價相乘計算每個項目的總金額。若數量欄位為空，則顯示空白。

• 小計 (Subtotal)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：SUM(Item Total Amount)
  • 邏輯：計算所有項目總金額的總和。

• 折扣金額 (Discount Amount)：

  • 類型：小數
  • 公式：Subtotal * ({Discount} / 100)
  • 邏輯：根據小計計算折扣金額。

• 總金額 (Total)：

  • 類型：唯讀小數
  • 公式：Subtotal - Discount Amount
  • 邏輯：小計減去折扣金額後的總金額。

提示：若希望輸出欄位不可手動編輯，請將欄位類型設置為唯讀。

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第三步：實施

選擇欄位

• 輸入：
  • 將數量 (Qty)、
  • 單價 (Unit Price)、
  • 折扣 (%)      欄位對應到各自的列。
    
• 輸出：
  • 將項目索引 (Item Index)、
  • 項目總金額 (Item Total)、
  • 小計 (Subtotal)、
  • 折扣金額 (Discount Amount)、
  • 總金額 (Total)     欄位對應到相應的列。

映射步驟

1. 映射數量 (Qty) 欄位。
2. 映射單價 (Unit Price) 欄位。
3. 映射折扣 (%) (Discount (%)) 欄位。
4. 映射項目索引 (Item Index) 欄位。
5. 映射項目總金額 (Item Total) 欄位。
6. 映射小計 (Subtotal) 欄位。
7. 映射折扣金額 (Discount Amount) 欄位。
8. 映射總金額 (Total) 欄位。
   

保存並發佈 PO

完成映射後，保存設置並發佈您的採購訂單。

重要提示：
當您將 Excel 範本上傳到 RDrive 時，頁面佈局和樣式（如字體格式、顏色和邊框）不會被保留。只有數據結構、欄位和公式會被映射和保留。在準備範本時，請專注於欄位和計算的準確性，確保表單功能正常運行。

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第四步：測試 PO

輸入示例數據

• 行 1：數量 = 5，單價 = 20，折扣 (%) = 10
• 行 2：數量 = 3，單價 = 15，折扣 (%) = 10

驗證輸出

• 項目索引應自動填充為 "Item 1"、"Item 2" 等。
• 行 1 的項目總金額應計算為 5 * 20 = 100。
• 行 2 的項目總金額應計算為 3 * 15 = 45。
• 小計應為項目總金額的總和：100 + 45 = 145。
• 折扣金額應計算為 145 * (10 / 100) = 14.5。
• 總金額應計算為 145 - 14.5 = 130.5。

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最佳實踐

1. 確保動態索引：使用 ROW() 動態生成項目編號。
2. 鎖定計算欄位：保護公式欄位以防止意外覆寫。
3. 簡化用戶體驗：使用清晰的標籤並提供即時驗證反饋。
4. 測試邊界情況：針對空欄位和無效輸入進行功能驗證。

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透過使用 RDrive 的計算功能，您可以創建一個動態、自動化的 PO，增強跟蹤能力並確保數據完整性。這種方法也可應用於其他財務流程，提高整個組織的運營效率。

附件：導出的範本文件供您參考。您可以將其上傳至公司級別並進行試用！